25 formas de “AHORRAR” tiempo (Parte 2).
Publicado por jmvicedo el lunes, 24 de enero de 2005 a las 11:02 p. m..
Continuemos a continuación con la segunda parte de estas sencillas ideas para dar un impulso positivo al modo en que utilizas tu tiempo...
13.-Crea una carpeta para temas a los que tengas que hacerles seguimiento.
Cuando alguna tarea tenga que hacerse más adelante, asígnale una fecha y colócala en una carpeta dedicada a temas a los que debas hacer un seguimiento. Revisa periódicamente esta carpeta para ir asignando tareas en tu planificador en el momento en el que corresponda hacerlo. De este modo te resultará sencillo mantener una perspectiva de todo lo que tienes pendiente de realizar.
14.-Elimina la postergación.
La postergación es dejar para más tarde cosas que debemos hacer ahora. Si tu problema es que te sientes abrumado por las grandes tareas, crea el hábito de dividirlas en trozos pequeños y asígnales un espacio de tiempo día a día hasta que las completes. Si postergas porque no te agradan las tareas, crea el hábito de hacerlas rápidamente, sin pararte a pensar demasiado en ellas. Recuerda siempre que postergar lo único que te aportará será una pérdida importante de tu tiempo y un alto índice de estrés ya que sabrás que esas tareas deberían estar ya realizadas. Además limitará tu credibilidad ante otras personas, que terminarán viéndote como una persona que no cumple sus compromisos.
15.-No acumules pilas y pilas de materiales para leer.
No permitas que las revistas y el material de lectura se acumule, y no almacenes inútilmente números atrasados. Selecciona exclusivamente aquellos artículos que te interesan. Mantén únicamente aquellas revistas que te interese conservar, y del resto guarda únicamente los artículos interesantes. Si son revistas que ni siquiera lees, cancela tus subscripciones .
16.-Planifica tiempo de calidad para la familia.
No utilices tu planificador únicamente para aspectos profesionales. Planifica también tu tiempo personal y las actividades familiares. La vida es mucho más rica cuando se aprovecha también plenamente el tiempo dedicado a la familia. Cuando se toma el tiempo necesario para planificar algo, estamos sembrando la semilla que terminará por hacerlo realidad. Utiliza la magia de la planificación para crear momentos mágicos en tu vida familiar. Disfruta haciendo este proceso de forma conjunta con tu esposa o esposo y tus hijos.
17.-Di "No" con mayor frecuencia.
Demasiadas personas comprometen su tiempo en actividades a las que deberían haber dicho no. Y lo hacen por no quedar mal o por no ofender a quien les hace la propuesta. No cometas este error. Si hay algo que estimas que no será positivo para ti y que no va a aportarte nada significativo en el avance hacia tus objetivos, declina la petición. Recuerda que siempre que dices si a algo, estás diciendo no a otra cosa que podrías hacer en su lugar. Valora siempre con la importancia que merece el compromiso de parte de tu tiempo.
18.-Anota lo más importantes de tus conversaciones telefónicas.
Ten siempre a mano tu planificador mientras conversas telefónicamente y ves anotando los datos importantes de tus conversaciones. No caigas en la tentación de anotar en papeles sueltos que luego terminan siempre por perderse. Ese hábito, te permitirá recordar siempre en detalle el contenido de cualquier conversación sin ningún tipo de esfuerzo por tu parte ya que todo estará perfectamente reflejado en el día que se produjo la conversación. Además, al final del año, tendrás realizado sin esfuerzo un registro de llamadas importantes.
19.-Recuerda la importancia del -Principio de Wilfredo Paretto-
El 80% de tus resultados en la vida viene determinados por el 20% de las actividades que realizas. Percibe cuales son esas actividades e intensifica tu desempeño sobre ellas. Enfoca siempre en esas tareas prioritarias y realízalas siempre en primer lugar. Si queda algo sin hacer, que sea lo más intrascendente.
20.-Pon tus objetivos siempre por escrito.
El tiempo es el bien del que está hecha la vida. No dejes que la vida pase al azar. Planifica detenidamente que objetivos quieres alcanzar. Como bien dijo Séneca: “A quien no sabe a que puerto encaminarse ningún viento le es propicio”. No cometas el error de navegar por la vida a la deriva. Define con la máxima claridad tus objetivos y orienta tus velas hacia ellos.
Toma el tiempo para determinar con claridad tus objetivos a corto, medio y largo plazo. El lugar al que llegues dentro de diez años va a estar determinado en gran medida por tu planificación de hoy y por las acciones que emprendas en consecuencia mañana, la próxima semana y los próximos meses.
21.-Asiste solo a las reuniones estrictamente necesarias.
Demasiadas personas malgastan una cantidad tremendamente importante de su tiempo en reuniones intrascendentes. Reuniones en las que se resuelven temas que podrían haber sido resueltos de manera más efectiva con una simple llamada telefónica, unos mensajes por e-mail o una charla informal a la hora del desayuno.
Cuando sea inevitable convocar una reunión, asegúrate de que existe un orden del día y un limite de tiempo para que sea efectiva.
22.-Aprende a delegar más.
Delegar efectivamente es uno de los factores que pueden hacerte ahorrar una mayor cantidad de tiempo. Siempre que te sea posible, delega todo lo que puedas. Si no tienes en quien delegar, busca activamente formas de ahorrar tiempo a través de la tecnología, recursos externos o subcontratando tareas. Ante cada tarea que se te presente, hazte la pregunta de oro: ¿Cuál es la forma más efectiva de realizar esta tarea? En muchas ocasiones te darás cuenta de que la manera más efectiva de hacerla es delegándola. ¡Hazlo! Y disfruta del tiempo extra obtenido para conseguir más resultados.
23.-Suscríbete a servicios que te faciliten información ya resumida.
Hoy en día existen muchas empresas que se dedican a suministrar información ya preparada para su rápida asimilación. Bien sean resúmenes de libros, informes comerciales resumidos o conferencias en audio que te explican a fondo un tema mientras conduces. Utiliza estos potentes ahorradores de tiempo. Además son actividades perfectas para realizar durante los tiempos de espera, antes de una reunión, al llegar a una cita antes de hora, etc…
24.-Maneja un único planificador.
Utiliza el mismo planificador en tu vida personal y en la profesional. Tu vida es solo una. No hagas malabarismos tratando de casar tus prioridades en varios planificadores. Lleva siempre tu planificador contigo en el trabajo, en tus viajes personales, o en cualquier actividad que estés realizando. Allí ha de estar todo lo importante junto en un mismo lugar.
25.-Destruye el estrés en tu vida.
Toma conciencia de que no se puede hacer todo y ser todo para todo el mundo. Desata tu máximo potencial en cada instante, busca ser efectivo y eficiente, pero no te castigues con límites inhumanos. Recuerda siempre que no es lo que nos sucede, sino como reaccionamos ante lo que nos sucede lo que de verdad marca la diferencia. Toma conciencia de que tienes el poder de tomar la situación más estresante que puedas imaginar y convertirla en placentera si así lo decides. Haz de tu salud una prioridad. Sin ella, no hay productividad ninguna.
© 2005 JOSE MARIA VICEDO
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