25 formas de “AHORRAR” tiempo (Parte 1).
Publicado por jmvicedo el lunes, 24 de enero de 2005 a las 1:44 a. m..
En este artículo he pretendido incluir algunas sugerencias rápidas para optimizar el uso de tu tiempo. Se trata de 25 claves sencillas, que aplicadas consistentemente, te aportarán grandes resultados en el incremento de tu productividad.
1.-Escribe las cosas.
Como afirma el famoso dicho “Es mejor un lápiz corto que una memoria larga”. Tomar notas es el mejor remedio para no olvidar nada. Acostúmbrate a reflejar sobre el papel cualquier tema importante de tu jornada diaria. Informaciones de interés, pensamientos, ideas, aprendizajes,… De este modo conseguirás sacarle todo el jugo a la vida, además de ser una persona en la que se puede confiar porque no olvida sus compromisos.
2.-Cuando tengas dudas acerca de algo, pregunta.
Uno de los mayores malgastadores de tiempo es la falta de comunicación adecuada. Si hay algo sobre lo que tienes dudas en el proyecto en el que trabajas, pregúntalo y soluciona tu duda. No trates de intuir que es lo que tienes que hacer, realiza una simple pregunta y sal de dudas. Preguntar una duda es más sencillo que tener que repetir una tarea porque no se ha hecho correctamente. No temas parecer tonto si preguntas mucho. Las personas más efectivas son las que formulan preguntas hasta que no les queda ninguna duda al respecto.
3.-No hagas las cosas con prisas.
Las prisas suelen ser malas consejeras. Suelen cometerse múltiples errores cuando se actúa bajo la tensión de las prisas. Si percibes que no vas a ser capaz de hacerlo todo, haz primero lo más importante. No te centres en acabarlo todo a toda costa, porque cometerás el error de terminar con un trabajo de mala calidad. Es preferible terminar tres cosas bien que cinco mal.
4.-Organiza tu zona de trabajo.
Una mesa y un espacio de trabajo organizado es un reflejo de una persona organizada y efectiva. Cuando todo está en orden la eficiencia hace su aparición. Ya no hay que perder tiempo buscando ese papel, aquella carpeta o aquellas fichas. Además, potencia nuestra energía al trabajar y nos hace más sencillo el mantenernos enfocados en la tarea que estamos realizando en ese momento. Aporta enfoque, y ayuda a que nuestra mente se mantenga totalmente volcada en la tarea que estamos realizando en ese momento.
5.-Planifica tus días.
Cuando alguien comienza un día sin una planificación previa, es muy posible que ese día acabe malgastado. Una buena planificación es como un plano que te hace avanzar en la dirección adecuada. Planificar es destinar una porción específica de nuestro tiempo para realizar determinadas tareas. Es determinar por anticipado que es lo que va a ocurrir.
6.-Asigna un tiempo específico para cada una de tus tareas.
Simplemente hacer una lista de tareas pendientes de hacer habla de nuestra intención de hacerlas. Pero asignar para cada una de esas tareas un momento específico de tiempo en el que las haremos, hace que las cosas comiencen a suceder. Establece para todas tus tareas importantes el momento en el que las realizarás y luego comprométete absolutamente a realizarlas cuando llegue el momento.
7.-Manten tus archivos ordenados y al día.
Haz periódicamente una sesión de puesta al día de tus archivos. Elimina todo aquello que no vaya a serte útil, para de ese modo dejar espacio para la nueva documentación que tengas que archivar. No hay nada mas desagradable que intentar encontrar algo en un archivo, para chocar con innumerables documentos que ya no sirven para nada.
8.-Cuando asignes una tarea a alguien, acompáñala con una fecha límite para hacerla.
Nunca asignes a otros alguna tarea sin indicar claramente para cuando tiene que estar completada. Anota en tu planificador comprobar en la fecha prevista que se ha realizado, así como todas las revisiones intermedias que estimes oportuno que se hagan. Nunca solicites que una tarea se haga “lo antes posible”. Se específico.
9.-Huye del perfeccionismo.
Por supuesto que las tareas han de realizarse bien. Pero esto no implica que se dilaten eternamente en la búsqueda de la perfección. Existe un límite de tiempo asignado a una tarea, que si se traspasa, no compensa la mejora obtenida en relación al tiempo empleado. Busca la excelencia, no la perfección.
10.-Dedica un tiempo diario a tu “Hora de Poder”.
Ese espacio de tiempo, que no necesariamente ha de ser una hora, es el momento del día más importante para ti, ya que ha de ser un tiempo dedicado a enfocar toda tu atención en aquellos temas que marcan toda la diferencia. Es el momento para cuidar tu estado físico, para reflexionar acerca de tus metas y objetivos, para pensar acerca de algún reto que tengas en tu vida, para enfocarte en resolver creativamente algún proyecto, etc… ese espacio de tiempo dedicado a lo importante te reportará avances espectaculares en tu vida.
11.-Respeta el tiempo de los demás.
Cuando se desea que los demás respeten el tiempo de uno, se ha de comenzar respetando el tiempo de los demás. Antes de interrumpir a alguien , enviar un mensaje de correo electrónico, solicitar algún trabajo, etc… pregúntate si es realmente necesario.
Agrupa las cuestiones a preguntar a una persona para hacerlas todas juntas en una misma llamadas en lugar de en varias. Agrupa varios temas para ser tratados en el mismo mensaje. De este modo estarás optimizando tanto el uso de tu tiempo como el de los demás.
12.-Maneja los papeles una única vez.
Dedica momentos específicos de tu tiempo para manejar el papeleo, y cuando llegue ese momento intenta manejar cada pieza de papel una única vez. Resuelve el asunto, delégalo, elimínalo, archívalo, … o toma la acción que sea necesaria. Pero intenta dejar el tema resuelto. De este modo tu pila de papeles pendientes bajará considerablemente de tamaño. Aplica este mismo sistema a tus mensajes de correo electrónico.
© 2005 JOSE MARIA VICEDO
www.clubsuperacion.com
1.-Escribe las cosas.
Como afirma el famoso dicho “Es mejor un lápiz corto que una memoria larga”. Tomar notas es el mejor remedio para no olvidar nada. Acostúmbrate a reflejar sobre el papel cualquier tema importante de tu jornada diaria. Informaciones de interés, pensamientos, ideas, aprendizajes,… De este modo conseguirás sacarle todo el jugo a la vida, además de ser una persona en la que se puede confiar porque no olvida sus compromisos.
2.-Cuando tengas dudas acerca de algo, pregunta.
Uno de los mayores malgastadores de tiempo es la falta de comunicación adecuada. Si hay algo sobre lo que tienes dudas en el proyecto en el que trabajas, pregúntalo y soluciona tu duda. No trates de intuir que es lo que tienes que hacer, realiza una simple pregunta y sal de dudas. Preguntar una duda es más sencillo que tener que repetir una tarea porque no se ha hecho correctamente. No temas parecer tonto si preguntas mucho. Las personas más efectivas son las que formulan preguntas hasta que no les queda ninguna duda al respecto.
3.-No hagas las cosas con prisas.
Las prisas suelen ser malas consejeras. Suelen cometerse múltiples errores cuando se actúa bajo la tensión de las prisas. Si percibes que no vas a ser capaz de hacerlo todo, haz primero lo más importante. No te centres en acabarlo todo a toda costa, porque cometerás el error de terminar con un trabajo de mala calidad. Es preferible terminar tres cosas bien que cinco mal.
4.-Organiza tu zona de trabajo.
Una mesa y un espacio de trabajo organizado es un reflejo de una persona organizada y efectiva. Cuando todo está en orden la eficiencia hace su aparición. Ya no hay que perder tiempo buscando ese papel, aquella carpeta o aquellas fichas. Además, potencia nuestra energía al trabajar y nos hace más sencillo el mantenernos enfocados en la tarea que estamos realizando en ese momento. Aporta enfoque, y ayuda a que nuestra mente se mantenga totalmente volcada en la tarea que estamos realizando en ese momento.
5.-Planifica tus días.
Cuando alguien comienza un día sin una planificación previa, es muy posible que ese día acabe malgastado. Una buena planificación es como un plano que te hace avanzar en la dirección adecuada. Planificar es destinar una porción específica de nuestro tiempo para realizar determinadas tareas. Es determinar por anticipado que es lo que va a ocurrir.
6.-Asigna un tiempo específico para cada una de tus tareas.
Simplemente hacer una lista de tareas pendientes de hacer habla de nuestra intención de hacerlas. Pero asignar para cada una de esas tareas un momento específico de tiempo en el que las haremos, hace que las cosas comiencen a suceder. Establece para todas tus tareas importantes el momento en el que las realizarás y luego comprométete absolutamente a realizarlas cuando llegue el momento.
7.-Manten tus archivos ordenados y al día.
Haz periódicamente una sesión de puesta al día de tus archivos. Elimina todo aquello que no vaya a serte útil, para de ese modo dejar espacio para la nueva documentación que tengas que archivar. No hay nada mas desagradable que intentar encontrar algo en un archivo, para chocar con innumerables documentos que ya no sirven para nada.
8.-Cuando asignes una tarea a alguien, acompáñala con una fecha límite para hacerla.
Nunca asignes a otros alguna tarea sin indicar claramente para cuando tiene que estar completada. Anota en tu planificador comprobar en la fecha prevista que se ha realizado, así como todas las revisiones intermedias que estimes oportuno que se hagan. Nunca solicites que una tarea se haga “lo antes posible”. Se específico.
9.-Huye del perfeccionismo.
Por supuesto que las tareas han de realizarse bien. Pero esto no implica que se dilaten eternamente en la búsqueda de la perfección. Existe un límite de tiempo asignado a una tarea, que si se traspasa, no compensa la mejora obtenida en relación al tiempo empleado. Busca la excelencia, no la perfección.
10.-Dedica un tiempo diario a tu “Hora de Poder”.
Ese espacio de tiempo, que no necesariamente ha de ser una hora, es el momento del día más importante para ti, ya que ha de ser un tiempo dedicado a enfocar toda tu atención en aquellos temas que marcan toda la diferencia. Es el momento para cuidar tu estado físico, para reflexionar acerca de tus metas y objetivos, para pensar acerca de algún reto que tengas en tu vida, para enfocarte en resolver creativamente algún proyecto, etc… ese espacio de tiempo dedicado a lo importante te reportará avances espectaculares en tu vida.
11.-Respeta el tiempo de los demás.
Cuando se desea que los demás respeten el tiempo de uno, se ha de comenzar respetando el tiempo de los demás. Antes de interrumpir a alguien , enviar un mensaje de correo electrónico, solicitar algún trabajo, etc… pregúntate si es realmente necesario.
Agrupa las cuestiones a preguntar a una persona para hacerlas todas juntas en una misma llamadas en lugar de en varias. Agrupa varios temas para ser tratados en el mismo mensaje. De este modo estarás optimizando tanto el uso de tu tiempo como el de los demás.
12.-Maneja los papeles una única vez.
Dedica momentos específicos de tu tiempo para manejar el papeleo, y cuando llegue ese momento intenta manejar cada pieza de papel una única vez. Resuelve el asunto, delégalo, elimínalo, archívalo, … o toma la acción que sea necesaria. Pero intenta dejar el tema resuelto. De este modo tu pila de papeles pendientes bajará considerablemente de tamaño. Aplica este mismo sistema a tus mensajes de correo electrónico.
Mañana continuaré con el resto de claves hasta completar las 25. ¡No te las pierdas!
© 2005 JOSE MARIA VICEDO
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